Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk

[BEDRIJFSNAAM], met maatschappelijke zetel te [ADRES] (KBO [KBO-NR]), is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via StatusPro verwerkt worden. Vragen over dit beleid kan je richten aan info@statuspro.be.

2. Welke gegevens we verwerken

Wij verwerken twee soorten gegevens:

• Jouw accountgegevens: naam, e-mailadres, bedrijfsgegevens, factuurgegevens, betaalstatus (niet je kaartgegevens zelf — die verwerkt uitsluitend Mollie).
• Gegevens die je zelf invoert als gebruiker van de Dienst: namen, adressen en contactgegevens van jouw klanten, projectinformatie, foto's, uren en facturatiegegevens. Voor deze gegevens ben jij zelf de verwerkingsverantwoordelijke ten opzichte van jouw klanten — wij treden hier op als verwerker in jouw opdracht.

3. Waarom we deze gegevens verwerken

• Uitvoering van de overeenkomst — om de Dienst te kunnen leveren (art. 6.1.b AVG).
• Wettelijke verplichting — o.a. correcte facturatie en boekhoudkundige bewaarplicht (art. 6.1.c AVG).
• Gerechtvaardigd belang — beveiliging, fraudepreventie, verbetering van de Dienst (art. 6.1.f AVG).

4. Wie krijgt toegang tot je gegevens

Wij delen gegevens enkel met verwerkers die nodig zijn om de Dienst te leveren, telkens gebonden door een verwerkersovereenkomst:

• Supabase — database en hosting van applicatiegegevens, servers binnen de EU.
• Mollie — verwerking van betalingen voor abonnementen.
• Google Gemini, via Google Cloud (Vertex AI) — enkel indien je de optionele AI-assistent inschakelt (zie hieronder), voor de verwerking van chatberichten en een samenvatting van je projectgegevens. Verwerking gebeurt in een Europese Google Cloud-regio (Nederland).
• Onze hostingprovider voor het draaien van de webapplicatie zelf.

Wij verkopen geen persoonsgegevens aan derden en gebruiken geen advertentie- of trackingnetwerken.

5. AI-assistent (optioneel)

StatusPro biedt een optionele AI-assistent aan (updates dicteren, vragen stellen over je eigen gegevens, feedback geven). Deze staat standaard uit en kan enkel door de accounteigenaar aangezet worden, via Instellingen → AI-assistent.

Zet je dit aan, dan wordt het volgende verwerkt: de tekst die je typt, en een samenvatting van je projecten, offertes, facturen en relaties — inclusief naam en contactpersoon van je klanten. Dit gebeurt door Google's eigen Gemini-model, via Google Cloud Vertex AI in een Europese regio (Nederland). Deze data wordt niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Als je verwerkersovereenkomst met je eigen klanten dit vereist, ben je zelf verantwoordelijk om hen over dit gebruik te informeren.

De verwerking zelf gebeurt dus fysiek binnen de EU, zonder doorgifte van de gegevens naar de VS. Google Cloud is wel een Amerikaans moederbedrijf: hun standaard verwerkersovereenkomst neemt daarom, ook bij deze EU-hosting, de Standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie op als bijkomende juridische waarborg (gangbare praktijk bij elke EU-cloudregio van een Amerikaanse aanbieder).

6. Bewaartermijn

Gegevens blijven bewaard zolang je account actief is. Facturatiegegevens worden bewaard zoals wettelijk vereist voor de Belgische boekhoudkundige bewaarplicht (in principe 7 jaar). Na definitieve stopzetting van je account worden overige gegevens binnen een redelijke termijn verwijderd, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders vereist.

7. Jouw rechten

Als betrokkene heb je recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van je gegevens, en bezwaar tegen een verwerking op basis van gerechtvaardigd belang. Je kan deze rechten uitoefenen via info@statuspro.be. Je hebt daarnaast het recht om klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden (TLS), toegang wordt beveiligd via wachtwoord met optionele tweestapsverificatie, en per organisatie strikt gescheiden (elke klant ziet enkel zijn eigen gegevens). Klantportalen zijn enkel toegankelijk via een unieke, niet-raadbare link.

9. Cookies

Voor het gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën verwijzen we naar ons Cookiebeleid.

10. Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen. Bij een wezenlijke wijziging informeren we je via e-mail of via de Dienst.